Verhaltenscodex

1 Grundsätze und Zielsetzungen

Das Erscheinungsbild Polarstern in der Öffentlichkeit wird wesentlich geprägt durch das Auftreten und Verhalten aller Mitarbeiter:innen. Daher sind auch alle Mitarbeiter:innen dafür verantwortlich, dass ihre Handlungen und Unterlassungen die umwelt- und gesellschaftsbewusste Reputation von Polarstern nicht schädigen, sondern fördern.

Der Verhaltenskodex beinhaltet verbindliche Regeln, die für alle Mitarbeiter:innen gelten. Sie sollen helfen, ethische und rechtliche Herausforderungen bei der täglichen Arbeit zu bewältigen. Alle Mitarbeiter:innen können sich mit Fragen und Hinweisen im Zusammenhang mit dem Verhaltenskodex jederzeit an ihre Vorgesetzten wenden. Zudem steht für die Mitarbeiter:innen von Polarstern die Möglichkeit, sich an die interne Whistleblowing-Stelle zu wenden.

 

2 Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

2.1 Gesetzestreues Verhalten

Die Beachtung von Gesetzen ist für unser Unternehmen oberstes Gebot. Alle Mitarbeiter:innen haben die gesetzlichen und internen Vorschriften, die für ihre Tätigkeit massgebend sind, zu beachten. Gesetzesverstösse müssen unter allen Umständen vermieden werden, insbesondere Verstösse, die mit Freiheitsstrafe, Geldstrafe oder Geldbusse geahndet werden.

Alle Mitarbeiter:innen müssen im Falle eines Verstosses unabhängig von den im Gesetz vorgesehenen Sanktionen wegen der Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten mit disziplinarischen Konsequenzen rechnen.

 

2.2 Verantwortung für das Ansehen von Polarstern

Das Ansehen von Polarstern wird wesentlich geprägt durch das Auftreten und Verhalten aller Mitarbeiter:innen. Unangemessenes Auftreten oder Verhalten auch nur einer einzelnen Person kann dem Unternehmen bereits erheblichen Schaden zufügen.

Alle Mitarbeiter:innen sind angehalten, auf das Ansehen von Polarstern in der Öffentlichkeit zu achten. Die Erfüllung der eigenen Aufgaben muss sich in allen Belangen hieran orientieren

 

2.3 Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität

Polarstern bekennt sich zur allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen sowie zu den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (Ruggie Principles) und den Rechten indigener Völker.

 

Wir respektieren die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte aller Menschen. Niemand darf aufgrund irrelevanter Merkmale wie beispielsweise ethnische und nationale Herkunft, Geschlecht, Alter, körperliche Merkmale, soziale Herkunft, Behinderung, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Religion, Familienstand, Schwangerschaft, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität und -ausdruck oder ein anderes rechtswidriges Kriterium nach geltendem Recht benachteiligt, begünstigt oder ausgegrenzt werden. Wir dulden keine Diskriminierung und keine sexuelle oder andere persönliche Belästigung oder Beleidigung.

 

Wir sind offen, ehrlich und integer und stehen zu unserer Verantwortung. Wir sind ein verlässlicher Partner und machen nur Zusagen, die wir einhalten können. Diese Grundsätze gelten sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für das Verhalten gegenüber externen Partner:innen.

 

Wir sind um faire Anstellungsbedingungen bemüht, zahlen gerechte Löhne und berücksichtigen bei betrieblichen Massnahmen die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen. Mit flexiblen Arbeitsmodellen lassen wir berufliche Interessen mit privaten oder familiären Belangen besser in Einklang bringen.

 

2.4 Führung, Verantwortung und Aufsicht

Alle Vorgesetzten tragen die Verantwortung für die ihnen anvertrauten Mitarbeiter:innen. Sie müssen sich deren Anerkennung durch vorbildliches persönliches Verhalten, Leistung, Verlässlichkeit und soziale Kompetenz erwerben. Sie setzen klare, ehrgeizige und realistische Ziele, führen durch Vertrauen und räumen den Mitarbeiter:innen so viel Eigenverantwortung und Freiraum wie möglich ein. Sie bzw. die Personalverantwortlichen sind für die Mitarbeiter:innen auch bei beruflichen und persönlichen Sorgen ansprechbar.

 

Alle Vorgesetzte haben Organisations- und Aufsichtspflichten zu erfüllen. Sind dafür verantwortlich, dass in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich keine Gesetzesverstösse geschehen, die durch gehörige Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können. Auch bei Delegationen einzelner Aufgaben behalten sie die Verantwortung.

 

Im Einzelnen gilt bezüglich Führung, Verantwortung und Aufsicht Folgendes:

  1. Vorgesetzte müssen die Mitarbeiter:innen nach persönlicher und fachlicher Eignung sorgfältig auswählen. Die Sorgfaltspflicht steigt mit der Bedeutung der Aufgabe, die die Mitarbeiter:innen wahrzunehmen hat (Auswahlpflicht).
  2. Vorgesetzte müssen die Aufgaben präzise, vollständig und verbindlich stellen, insbesondere hinsichtlich der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Anweisungspflicht).
  3. Vorgesetzte müssen dafür sorgen, dass die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen laufend kontrolliert wird (Kontrollpflicht).
  4. Vorgesetzte müssen den Mitarbeiter:innen klar vermitteln, dass Gesetzesverstösse missbilligt werden und arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

 

3 Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten

3.1 Beachtung des Wettbewerbsrechts und des Kartellrechts

Nur der faire Wettbewerb geniesst das Recht, sich frei entfalten zu dürfen. Das Gebot der Integrität gilt auch im Kampf um Marktanteile.

 

Alle Mitarbeiter:innen sind verpflichtet, sämtliche Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten. Sie dürfen insbesondere mit Wettbewerbern keine Gespräche führen, bei denen Preise oder Kapazitäten abgesprochen werden. Unzulässig sind weiter Absprachen mit Wettbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht oder über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen.

 

Wir gewähren unseren Lieferanten faire Vertragsbedingungen und angemessene Gegenleistungen, erwarten aber auch von ihnen, dass sie sich ihren Mitarbeiter:innen und Zulieferern gegenüber fair und korrekt verhalten.

 

3.2 Anbieten und Gewähren von Vorteilen

Um Aufträge kämpfen wir mit der Qualität und dem Preis unserer innovativen Produkte und Dienstleistungen. Unsere Mitarbeiter:innen dürfen anderen im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit direkt oder indirekt keine unberechtigten Vorteile anbieten oder gewähren, und zwar weder als Geldzahlungen noch in Form von anderen Leistungen.

Geschenke und unentgeltliche Leistungen an Mitarbeiter:innen von Geschäftspartnern müssen danach ausgewählt werden, dass beim Empfänger bzw. der Empfängerin jeglicher Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit vermieden wird. Im Zweifel ist der Empfänger bzw. die Empfängerin zu bitten, sich den Erhalt durch die vorgesetzte Stelle vorab genehmigen zu lassen. Sträubt sich der Empfänger bzw. die Empfängerin hiergegen, zeigt dies, dass er bzw. sie selbst den Empfang als inkorrekt einstuft. Mitarbeiter:innen, die Verträge mit Berater:innen, Vermittler:innen, Agent:innen oder vergleichbaren Dritten abschliessen, haben darauf zu achten, dass auch diese keine unberechtigten Vorteile anbieten oder gewähren.

 

3.3 Fordern und Annehmen von Vorteilen

Mitarbeiter:innen dürfen ihre dienstliche Stellung niemals dazu benutzen, Vorteile zu fordern, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zusagen zu lassen. Ausgenommen ist die Annahme von Gelegenheitsgeschenken von geringem Wert. Alle anderen Geschenke sind abzulehnen oder zurückzugeben.

 

3.4 Besondere Regeln für die Vergabe von Aufträgen

Wer sich um einen Auftrag bewirbt, erwartet von uns eine faire und unvoreingenommene Prüfung seines Angebots. Mitarbeiter:innen, die sich mit der Vergabe von Aufträgen befassen, haben insbesondere die folgenden Regeln zu beachten:

  1. Mitarbeiter:innen teilen jedes persönliche Interesse, das im Zusammenhang mit der Durchführung dienstlichen Aufgaben bestehen könnte, ihren Vorgesetzten umgehend mit.
  2. Lieferanten dürfen beim Wettbewerb um Aufträge nicht unfair bevorzugt oder behindert werden.
  3. Einladungen von Geschäftspartnern dürfen nur dann angenommen werden, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind, d.h. der materielle resp. immaterielle Wert von 100 Schweizer Franken nicht übersteigt und die Ablehnung der Einladung dem Gebot der Höflichkeit widersprechen würde.
  4. Geschenke von Geschäftspartnern sind abzulehnen und zurückzugeben, es sei denn, es handelt sich um unbedeutende Gelegenheitsgeschenke von geringem Wert (maximal 50 Franken).
  5. Mitarbeiter:innen dürfen keine privaten Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen sie geschäftlich zu tun haben, wenn ihnen hierdurch Vorteile entstehen könnten.

 

3.5 Spenden

Als Unternehmung gewährt Polarstern Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissenschaft, für Kunst, Kultur, Sport und für soziale Anliegen mit Fokus auf die Sustainable Development Goals (SDGs) der UNO. Spendenwünsche werden von den unterschiedlichsten Organisationen, Institutionen und Vereinigungen an unsere Unternehmung herangetragen.

Für die Vergabe von Spenden gelten folgende Regeln:

  1. Spendengesuche von Einzelpersonen sind grundsätzlich abzulehnen.
  2. Zahlungen auf Privatkonten sind unzulässig.
  3. In keinem Fall darf eine Zuwendung an Personen oder Organisationen gewährt werden, die keinen tadellosen Ruf geniessen oder deren Ziele nicht mit denjenigen von Polarstern vereinbar sind.
  4. Die Spende muss transparent sein. Empfänger:in der Spende und die konkrete Verwendung müssen bekannt sein. Über den Grund für die Spende und die zweckbestimmte Verwendung muss jederzeit Rechenschaft abgelegt werden können.

 

4 Vermeidung von Interessenkonflikten

4.1 Grundsatz der Vermeidung

Das Unternehmen legt Wert darauf, dass seine Mitarbeiter:innen bei ihrer Tätigkeit nicht in Interessen- oder Loyalitätskonflikte geraten. Zu solchen Konflikten kann es kommen, wenn ein:e Mitarbeiter:in für ein anderes Unternehmen tätig oder an ihm beteiligt ist. Deshalb gilt der Grundsatz der Vermeidung von Interessenkonflikten.

 

4.2 Wettbewerbsverbot

Das Betreiben eines Unternehmens oder einer Organisation, das bzw. die mit Polarstern ganz oder teilweise im Wettbewerb steht, ist den Mitarbeiter:innen nicht gestattet.

Nicht gestattet ist zudem die unmittelbare oder mittelbare Beteiligung an einem nicht börsenkotierten Unternehmen, das mit Polarstern ganz oder teilweise im Wettbewerb steht.

Eine vorherige schriftliche Erlaubnis ist erforderlich bei einer Beteiligung an einem Unternehmen, das Geschäftspartner von Polarstern ist. Die Erlaubnis wird von der Geschäftsleitung erteilt und in der Personalakte dokumentiert. Die Erlaubnis wird nicht erteilt oder kann wieder entzogen werden, wenn die Mitarbeiter:innen mit dem jeweiligen Unternehmen dienstlich befasst sind, das heisst, mit ihnen zusammenarbeiten.

 

Eine Beteiligung durch nahe Angehörige an einem Wettbewerbsunternehmen oder einem anderen der vorbeschriebenen Unternehmen bzw. Organisationen ist von Mitarbeitenden, wenn sie hiervon Kenntnis haben, den Personalverantwortlichen schriftlich mitzuteilen und ist in der Personalakte zu dokumentieren.

 

4.3 Nebentätigkeiten und Übernahme von politischen Ämtern

Polarstern steht der aktiven Mitwirkung in der Politik und der Übernahme von politischen Ämtern grundsätzlich positiv gegenüber. Die Aufnahme einer Nebentätigkeit gegen Entgelt sowie die Übernahme eines politischen Amtes ist Geschäftsleistung vorher schriftlich mitzuteilen. Die Nebentätigkeit kann untersagt werden, wenn sie zu einer Beeinträchtigung der Arbeitsleistung führt, den Pflichten im Unternehmen widerspricht oder wenn die Gefahr einer Interessenkollision besteht.

 

5 Umgang mit Einrichtungen und Informationen

5.1 Benutzung von Einrichtungen

Die Anlagen und Einrichtungen in Büros und Werkstätten (z. B. Telefon, Kopierer, PC einschliesslich Software und Internet/Intranet, Maschinen, Werkzeuge) dürfen nur dienstlich genutzt werden. Ausnahmen und gegebenenfalls Bezahlung werden individuell geregelt. In keinem Fall dürfen Informationen abgerufen oder weitergegeben werden, die zu Rassenhass, Gewaltverherrlichung oder anderen Straftaten aufrufen oder einen Inhalt haben, der vor dem jeweiligen kulturellen Hintergrund sexuell anstössig ist. Mitarbeiter:innen ist es nicht gestattet, ohne Einwilligung von Vorgesetzten Aufzeichnungen, Dateien, Bild- und Tondokumente oder Vervielfältigungen anzufertigen, wenn dies nicht unmittelbar durch die berufliche Tätigkeit bedingt ist.

 

5.2 Aufzeichnungen und Berichte

Zur offenen und effektiven Zusammenarbeit gehört eine korrekte und wahrheitsgetreue Berichterstattung. Das gilt für das Verhältnis zu allen Stakeholdern.

Alle Aufzeichnungen und Berichte, die intern angefertigt oder nach aussen gegeben werden, müssen korrekt und wahrheitsgetreu sein. Nach den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung müssen Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen stets vollständig, richtig, zeit- und systemgerecht sein. Das Gebot zu wahrheitsgemässen Angaben gilt auch für Spesenabrechnungen.

 

5.3 Verschwiegenheit

Verschwiegenheit ist zu wahren über interne Angelegenheiten des Unternehmens, die nicht öffentlich bekannt gegeben worden sind. Dazu gehören zum Beispiel Einzelheiten, die die Organisation des Unternehmens und seiner Einrichtungen betreffen, sowie Zahlen des internen Berichtswesens. Die Verpflichtung, Verschwiegenheit zu wahren, gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter.

 

5.4 Datenschutz und Datensicherheit

Zugang zum Intranet und Internet, elektronischer Informationsaustausch und Dialog, elektronische Geschäftsabwicklung – dies sind entscheidende Voraussetzungen für die Effektivität aller Mitarbeiter:innen und für den gesamten Geschäftserfolg. Die Vorteile der elektronischen Kommunikation sind aber verbunden mit Risiken für den Persönlichkeitsschutz und die Sicherheit von Daten. Die wirksame Vorsorge gegen diese Risiken ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Managements, der Führungsaufgabe und auch des Verhaltens aller Mitarbeiter:innen.

 

Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmässige Zwecke erforderlich ist. Bei der Datenqualität und bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff muss ein hoher Standard gewährleistet sein. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung und gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschungen sind zu wahren.

 

6 Umwelt, Gesellschaft, Sicherheit und Gesundheit

6.1 Umwelt, Gesellschaft und technische Sicherheit

Der Schutz der Umwelt und die Schonung ihrer Ressourcen sind Unternehmensziele von hoher Priorität. Das Umweltmanagement sorgt für die Einhaltung der Gesetze und setzt dafür hohe Standards.

Alle Mitarbeiter:innen müssen im Rahmen ihrer Funktion an einer vorbildlichen Leistung auf diesen Gebieten mitarbeiten.

 

Unser Unternehmen bekennt sich zu seiner Mitverantwortung für allgemeine öffentliche Anliegen. Wir unterstützen gesellschaftspolitische Massnahmen und setzen uns für Benachteiligte inner- und ausserhalb der Gesellschaft ein.

 

6.2 Arbeitssicherheit

Die Verantwortung gegenüber Mitarbeiter:innen gebietet die bestmögliche Vorsorge gegen Unfallgefahren. Das gilt sowohl für die technische Planung von Arbeitsplätzen, Einrichtungen und Prozessen als auch für das Sicherheitsmanagement und das persönliche Verhalten im Arbeitsalltag. Das Arbeitsumfeld muss den Anforderungen einer gesundheitsorientierten Gestaltung entsprechen. Alle Mitarbeiter:innen müssen der Sicherheit ihre ständige Aufmerksamkeit widmen.

 

6.3 Zwangsarbeit und Kinderarbeit

Jegliche Formen von Zwangs- und Pflichtarbeit sind strikt verboten.

Wir halten sämtliche geltenden Gesetze und Vereinbarungen über Arbeitszeiten und bezahlte Abwesenheiten ein.

 

Weltweit verfolgen wir bei all unseren geschäftlichen Aktivitäten eine klare Politik der kompromisslosen Verurteilung von Kinderarbeit.

 

7 Beschwerden und Hinweise

Alle Mitarbeiter:innen können gegenüber ihren Vorgesetzten, gegenüber den Personalverantwortlichen oder einer anderen dafür benannten Person/Stelle oder gegenüber der Arbeitnehmervertretung (ANV) eine persönliche Beschwerde vorbringen oder auf Umstände hinweisen, die auf die Verletzung des Verhaltenskodexes schliessen lassen. Die Angelegenheit wird gründlich untersucht. Soweit angemessen, werden entsprechende Massnahmen ergriffen. Alle Unterlagen werden vertraulich aufbewahrt. Vergeltungshandlungen, gleich welcher Art, werden nicht toleriert.

 

Mitarbeiter:innen sollten die internen Möglichkeiten der Schlichtung ausschöpfen.

 

8 Implementierung und Kontrolle

Die Geschäftsleitung von Polarstern fördert die breite Kommunikation des Verhaltenskodex und sorgt für seine langfristige Implementierung.

 

Die Einhaltung der Gesetze und die Beachtung des Verhaltenskodex sind in allen organisatorischen Einheiten von Polarstern regelmässig zu kontrollieren.

 

Zur Gewährung eines fairen und korruptionsfreien Wettbewerbsverhaltens sind in allen Bereichen Beauftragte benannt.

 

Dieser Verhaltenskodex ist vom Verwaltungsrat am 1. September 2021 erlassen worden und sofort in Kraft getreten.

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