Interne Kommunikation für das neue Kassensystem der Migros
Während rund zwei Jahren wird in sämtlichen Migros-Filialen der Schweiz das neue Kassensystem avanta eingeführt. Damit die Mitarbeitenden den Prozess verfolgen können und auf dem Laufenden bleiben, realisiert Polarstern einen monatlichen Newsletter.
Ausgangslage
Nachdem die Migros über zehn Jahre mit derselben Kassensoftware gearbeitet hat, wird nun schweizweit das neue System avanta eingeführt. Dieses Grossprojekt betrifft alle Migros-Filialen der Schweiz und damit auch sämtliche Mitarbeitende der Migros-Genossenschaften. In solch langwierigen und grossflächig angelegten Projekten ist gute und stetige Kommunikation ein wichtiger Erfolgsfaktor. Um die Mitarbeitenden am Prozess teilhaben zu lassen und laufend über die aktuellen Entwicklungen zu informieren, wurde Polarstern mit der Realisierung eines monatlichen Newsletters beauftragt.
Umsetzung
Der Newsletter wird jeweils gegen Ende des Monats verschickt und besteht aus drei inhaltlichen Blöcken: Zuerst werden informative Facts zum Stand der Entwicklung und Umsetzung des Projekts vermittelt, gefolgt von einem persönlicheren Element, in dem meist kleine Reportagen oder Interviews mit Projektmitarbeitenden Platz finden. So schaffen wir Nähe zum Projektteam sowie zu den Entwickler:innen und die Arbeiten im Hintergrund werden für alle Mitarbeitenden greifbar. Das schafft Vertrauen und Verständnis füreinander. Diese persönliche Note hilft, das Interesse am Projekt über die lange Projektdauer aufrecht zu erhalten. Abgerundet wird der Newsletter mit aktuellen Zahlen rund ums Projekt.
Die Entwicklung und Konzeption des neuen Systems findet relativ isoliert und fernab des Tagesgeschäfts statt. Die betroffenen Kassenmitarbeitenden, die am Ende mit der neuen Software arbeiten, kommen erst zum Zeitpunkt der Umstellung damit in Berührung. Der Newsletter eignet sich hier als klassisches Instrument des Dialogmarketings, um einen kontinuierlichen Dialog mit den Adressaten herzustellen. So werden die betroffenen Kassenmitarbeitenden bereits vor der Umstellung mit dem Projekt vertraut gemacht und sie können am Prozess der Entwicklung teilhaben.
Durch den zuverlässigen und kontinuierlichen Informationsfluss wird eine Vertrauensgrundlage geschaffen. Das verhindert, dass sich Mitarbeitende bei Problemen verunsichern lassen.
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